Todos tenemos presente la necesidad de comunicarnos bien para sacar adelante proyectos e ideas y para lograr que nuestra organización funcione mejor. Comunicar bien es fundamental en el desarrollo profesional y personal. Sin embargo, cuando pensamos en nosotros mismos como comunicadores tendemos a imaginarnos hablando ante una audiencia: en una reunión, un congreso o un evento. Pero, ¿qué pasa con la comunicación escrita?
A la hora de la verdad, gran parte de nuestro quehacer diario pasa por relacionarnos a través del medio escrito. No hay propuesta que no necesite de un buen informe para avalarla, ni trabajo de oficina que no pase por el envío continuo de correos electrónicos para planificar, discutir y concretar asuntos. Parece lógico, por lo tanto, que nos esforcemos en dominar esta habilidad para sacar lo mejor de nosotros mismos.
En la vida real, ambas habilidades, oral y escrita, conviven sin mayor problema dentro del entorno profesional. Así, las llamadas telefónicas se complementan con correos electrónicos y cartas, y las reuniones se apoyan en informes y presentaciones. Entonces ¿cuál es el motivo para descuidar la comunicación escrita? Existen excelentes profesionales cuya capacidad puede quedar en entredicho por su falta de habilidad para redactar textos profesionales. Escudarse ante la idea de “yo no tengo porque dominar esta disciplina, no soy un escritor profesional” no es una razón válida.
La escritura profesional no implica dar rienda suelta a la creatividad ni tratar de ganar un premio Pulitzer. Consiste en aprender a organizar ideas y expresarlas de modo claro. Esto está al alcance de cualquiera que esté dispuesto a dedicarle algo de tiempo y esfuerzo.
Los beneficios son claros: proyectaremos una imagen más profesional de nosotros mismos y de nuestra organización y, a la larga, ahorraremos tiempo. Todo aquello que logremos comunicar correctamente no necesitará de explicaciones posteriores.
Una buena comunicación escrita tiene la capacidad de mejorar las relaciones laborales y ayudar al correcto funcionamiento de la organización. Sin embargo, una comunicación escrita descuidada o confusa entraña grandes peligros. ¿Quién no se ha sentido irritado alguna vez ante la necesidad de leer un texto al que no podemos dar sentido? Escribir correctamente, no sólo nos ahorra tiempo a nosotros, ahorra tiempo y esfuerzo a nuestro destinatario propiciando un trabajo más fluido.
Aprender a dominar los textos escritos también implica evitar confusiones y malos entendidos. De manera inconsciente, todos tendemos a leer entre líneas. Podemos percibir enfado, alejamiento, frialdad, prepotencia o incompetencia como características latentes de un texto. Estas percepciones subconscientes juegan un papel determinante en nuestra futura relación con el emisor del mensaje.
Una buena comunicación escrita provocará en el destinatario las sensaciones opuestas. Este percibirá calidez, profesionalidad, interés y competencia por nuestra parte, lo que propiciará una relación más colaborativa.
La generalización del uso de herramientas nuevas como el correo electrónico, cuyas normas de estilo son más flexibles que las de la carta tradicional, ha generado multitud de dudas sobre cómo abordar la escritura profesional. Las consecuencias de un correo electrónico con un texto poco afortunado pueden ser catastróficas. No dominar las normas de estilo en los correos electrónicos nos puede llevar a situaciones de conflicto con compañeros y clientes en cuestión de segundos.
Para evitar problemas, es fundamental dominar una serie de técnicas que pasan por entender las necesidades de nuestros destinatarios, elegir el mejor formato para comunicarnos con ellos y aprender a estructurar y presentar la información correctamente. Si lo conseguimos, nuestros destinatarios nos lo agradecerán.
Por Marina Lozano (Formadora de Ágora Social)
Fuente: http://www.agorasocial.com/arts/escribirbien.htm
